POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CONSULTORES EMPRESARIALES INTEGRALES LTDA

Fecha de entrada en vigencia: 10 de agosto de 2026 Versión: 1.0

1. INTRODUCCIÓN

CONSULTORES EMPRESARIALES INTEGRALES LTDA., sociedad comercial identificada con NIT 900.343.299-1, con domicilio principal en Bogotá D.C., en adelante la “Compañía” o “Cei”, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de establecer los lineamientos generales bajo los cuales recolecta, almacena, usa, circula, transmite, actualiza, suprime y, en general, trata datos personales de sus clientes, potenciales clientes, asegurados, beneficiarios, empleados, candidatos, proveedores, contratistas y demás titulares de información personal.

La Compañía desarrolla principalmente actividades de intermediación, promoción, asesoría y gestión relacionadas con productos de seguros, incluyendo, pero sin limitarse a la cotización, expedición, renovación, administración y seguimiento de pólizas ante compañías aseguradoras. Así mismo, en desarrollo de su objeto social, de manera directa y a través de convenios con aliados estratégicos, podrá promover, comercializar, intermediar y gestionar la vinculación a planes de medicina prepagada, planes complementarios de salud, pensiones voluntarias, planes de previsión exequial y demás productos o servicios de protección personal, familiar o patrimonial ofrecidos por entidades legalmente autorizadas para su comercialización, así como las demás actividades conexas o complementarias autorizadas por su objeto social.

En desarrollo de dichas actividades, Cei puede tratar datos personales de naturaleza pública, semiprivada, privada y, eventualmente, datos sensibles, especialmente aquellos relacionados con información de salud, declaraciones de asegurabilidad, antecedentes médicos o información requerida para la cotización, emisión, administración o reclamación de seguros de vida, salud, accidentes, riesgos laborales, medicina prepagada u otros productos de seguros.

La presente Política se adopta en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable, el Decreto 1074 de 2015, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que las modifiquen, adicionen, sustituyan o complementen.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Razón social: CONSULTORES EMPRESARIALES INTEGRALES LTDA. NIT: 900.343.299-1

Domicilio: Bogotá D.C.

Dirección: Calle 147 No. 11-27 Oficina 407, Bogota D.C.

Correo electrónico: gerencia@consultoresei.com

Teléfono: 601 932 8357

Celular: 315 646 7039

Canal para consultas, reclamos y solicitudes de datos personales:

Correo electrónico: administracion@consultoresei.com

Persona o área encargada: María Paula Rozo

3. ALCANCE DE LA POLÍTICA

La presente Política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos o suprimidos por Cei en calidad de responsable o encargado del tratamiento, según corresponda.

Esta Política será aplicable a la información personal contenida en bases de datos físicas, digitales, electrónicas, archivos, formularios, documentos contractuales, formularios SARLAFT, correos electrónicos, hojas de cálculo, aplicativos, sistemas de información, comunicaciones comerciales y demás medios utilizados por la Compañía en el desarrollo de sus actividades.

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: dato que no es semiprivado, privado o sensible, tales como los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público, y aquellos contenidos en registros públicos.

• Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, cuyo conocimiento puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, como información financiera, crediticia, comercial o de servicios.

• Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos relacionados con salud, vida sexual, datos biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos.

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos personales.

• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión o consulta.

• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que, a su vez, actúa como responsable del tratamiento, ubicado dentro o fuera de Colombia.

• Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera del territorio colombiano, para que realice tratamiento por cuenta del responsable.

  
  

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cei realizará el tratamiento de datos personales conforme a los siguientes principios:

• Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a la ley y demás disposiciones aplicables.

• Finalidad: el tratamiento obedece a finalidades legítimas, determinadas e informadas al titular.

• Libertad: el tratamiento sólo podrá realizarse con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales.

• Veracidad o calidad: la información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: el titular podrá obtener información sobre la existencia y uso de sus datos personales.

• Acceso y circulación restringida: los datos personales sólo serán tratados por personas autorizadas y no estarán disponibles en medios de acceso público salvo que se trate de datos públicos o exista autorización legal o del titular.

• Seguridad: Cei adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán guardar reserva sobre la información, incluso después de finalizada su relación con la Compañía.

• Necesidad y temporalidad: los datos personales sólo serán tratados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas o las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, regulatorias o administrativas aplicables.

  
  6. CATEGORÍAS DE TITULARES

Cei podrá tratar datos personales de las siguientes categorías de titulares:

6.1. Clientes actuales.

6.2. Potenciales clientes o prospectos comerciales.

6.3. Tomadores, asegurados, beneficiarios, afiliados o usuarios finales de productos de seguros.

6.4. Representantes legales, empleados, contactos o autorizados de clientes personas jurídicas.

6.5. Empleados, ex empleados y trabajadores de la Compañía.

6.6. Candidatos a procesos de selección.

6.7. Proveedores, contratistas y aliados comerciales.

6.8. Contactos de emergencia, referencias personales, referencias laborales o familiares suministrados por empleados, candidatos o clientes.

6.9. Terceros relacionados con trámites de cotización, emisión, renovación, administración o reclamación de pólizas.

7. TIPOS DE DATOS PERSONALES TRATADOS

En desarrollo de sus actividades, Cei podrá tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

7.1. Datos de clientes, prospectos, asegurados y beneficiarios

7.1.1. Nombres y apellidos.

7.1.2. Tipo y número de identificación.

7.1.3. Dígito de verificación, cuando aplique.

7.1.4. Dirección física.

7.1.5. Correo electrónico.

7.1.6. Teléfono fijo y celular.

7.1.7. Información contenida en pólizas de seguro.

7.1.8. Ramo de la póliza.

7.1.9. Número de póliza, endoso, vigencia, periodicidad, prima, IVA, gastos de expedición y demás información asociada al producto asegurador.
7.1.10. Información financiera, comercial, patrimonial o transaccional necesaria para procesos de cotización, emisión, renovación, administración o cumplimiento SARLAFT.
7.1.11.Información consignada en formularios de conocimiento del cliente, SARLAFT o documentos exigidos por las compañías aseguradoras. 7.1.12.Información necesaria para la atención de reclamaciones, siniestros, renovaciones, consultas o solicitudes de servicio.

7.2. Datos sensibles

Cei podrá tratar datos sensibles cuando resulten necesarios para la cotización, intermediación, expedición, administración, renovación o reclamación de seguros, especialmente en ramos de vida, salud, medicina prepagada, accidentes, riesgos laborales o productos similares.

Estos datos pueden incluir, entre otros:

7.2.1. Información relacionada con el estado de salud.

7.2.2. Declaraciones de asegurabilidad.

7.2.3. Antecedentes médicos.

7.2.4. Enfermedades preexistentes.

7.2.5. Incapacidades.

7.2.6. Información médica o clínica suministrada por el titular o requerida por una aseguradora.

7.2.7. Datos biométricos, si llegan a ser recolectados para una finalidad específica y previamente autorizada.

El suministro de datos sensibles es facultativo. Sin embargo, en ciertos casos dichos datos pueden resultar necesarios para la adecuada cotización, expedición, administración o reclamación de determinados productos de seguros. En caso de que el titular decida no suministrarlos, Cei o la aseguradora correspondiente podrán verse imposibilitadas para continuar con el trámite solicitado.

7.3. Datos de empleados, ex empleados y candidatos

7.3.1. Nombres y apellidos.

7.3.2. Tipo y número de identificación.

7.3.3. Fecha de nacimiento.

7.3.4. Dirección, teléfono y correo electrónico.

7.3.5. Estado civil, nacionalidad y profesión u oficio.

7.3.6. Información académica y laboral.

7.3.7. Hoja de vida y anexos.

7.3.8. Referencias personales y laborales.

7.3.9. Información contractual y salarial.

7.3.10.Información bancaria para pagos.

7.3.11.Información de seguridad social, EPS, AFP, ARL y caja de compensación, así como fondo de pensiones y cesantías.

7.3.12.Información tributaria, contable y de nómina.

7.3.13.Datos de salud necesarios para el cumplimiento de obligaciones laborales, de seguridad social y riesgos laborales.

7.3.14.Datos de familiares, beneficiarios o contactos de emergencia.

7.4. Datos de proveedores, contratistas y aliados

7.4.1. Nombre o razón social.

7.4.2. Identificación tributaria.

7.4.3. Datos de representantes legales, contactos comerciales o administrativos. 7.4.4. Dirección, correo electrónico y teléfono.

7.4.5. Información bancaria para pagos.

7.4.6. Información contractual, contable y tributaria.

7.4.7. Certificaciones, RUT, cámara de comercio, cuentas de cobro, facturas y documentos soporte.

7.4.8. Información requerida para procesos de vinculación, evaluación, contratación, pago, auditoría o cumplimiento legal.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Cei tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

8.1. Finalidades relacionadas con clientes, prospectos, asegurados y beneficiarios

8.1.1. Identificar y contactar a clientes, prospectos, tomadores, asegurados, beneficiarios o usuarios finales.

8.1.2. Realizar cotizaciones de productos de seguros.

8.1.3. Promover la celebración de contratos de seguros y su renovación.

8.1.4. Intermediar ante compañías aseguradoras, sociedades de capitalización, entidades de medicina prepagada u otros actores del sector asegurador.

8.1.5. Tramitar solicitudes de expedición, modificación, renovación, cancelación o administración de pólizas.

8.1.6. Gestionar endosos, anexos, certificados, constancias y documentos relacionados con pólizas.

8.1.7. Atender consultas, solicitudes, quejas, reclamaciones o requerimientos de servicio al cliente.

8.1.8. Apoyar la gestión de siniestros, reclamaciones o solicitudes de indemnización ante las aseguradoras, cuando corresponda.

8.1.9. Conservar información histórica de pólizas, renovaciones, vigencias, primas, aseguradoras y productos contratados.

8.1.10. Realizar reportes estadísticos, análisis comerciales, seguimiento de cartera, venta cruzada y ofrecimiento de productos relacionados con seguros.

8.1.11. Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre productos o servicios propios o de terceros relacionados con el sector asegurador, siempre que exista autorización del titular.

8.1.12. Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales, contables, tributarias y administrativas.

8.1.13. Atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas, regulatorias o de control.

8.1.14. Gestionar procesos de conocimiento del cliente, debida diligencia, prevención de fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva y demás riesgos asociados.

8.1.15.Diligenciar, revisar, custodiar o remitir formularios SARLAFT o documentos equivalentes exigidos por las aseguradoras o por la normativa aplicable.

8.1.16. Consultar o verificar información en listas restrictivas, vinculantes, públicas o privadas, cuando resulte necesario para procesos de vinculación, cumplimiento normativo o prevención de riesgos.

8.1.17. Compartir o transmitir información a compañías aseguradoras, proveedores tecnológicos, asesores, aliados o encargados, cuando sea necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas.

8.2. Finalidades relacionadas con empleados, ex empleados y candidatos
8.2.1. Adelantar procesos de selección, vinculación y contratación. 8.2.2. Verificar información académica, laboral y referencias.
8.2.3. Ejecutar el contrato de trabajo o la relación contractual correspondiente. 8.2.4. Administrar pagos de nómina, prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social, beneficios y obligaciones laborales.
8.2.5. Cumplir obligaciones legales, laborales, tributarias, contables y de seguridad social.
8.2.6. Gestionar afiliaciones a EPS, AFP, ARL, caja de compensación y demás entidades del sistema de seguridad social.
8.2.7. Implementar medidas de seguridad y salud en el trabajo.

8.2.8. Atender requerimientos de autoridades laborales, judiciales, administrativas o tributarias.

8.2.9. Conservar información laboral, contractual y contable durante los términos exigidos por la ley.

8.2.10. Gestionar certificaciones laborales, procesos disciplinarios, evaluaciones de desempeño, capacitaciones y demás actividades propias de la relación laboral.

8.2.11. Contactar familiares o contactos de emergencia cuando sea necesario.

8.3. Finalidades relacionadas con proveedores, contratistas y aliados

8.3.1. Evaluar, seleccionar y vincular proveedores o contratistas.

8.3.2. Celebrar, ejecutar, modificar, terminar o liquidar contratos.

8.3.3. Gestionar pagos, facturación, cuentas de cobro, retenciones, certificaciones y obligaciones contables o tributarias.

8.3.4. Realizar procesos de verificación, auditoría, control interno y cumplimiento. 8.3.5. Contactar a proveedores para asuntos comerciales, administrativos, contractuales o de servicio.

8.3.6. Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, tributarias y contractuales.

8.3.7. Consultar listas restrictivas o vinculantes para la prevencio n de riesgos legales, reputacionales, de fraude, lavado de activos o financiacio n del terrorismo.

8.3.8. Gestionar la relación comercial o contractual con proveedores, contratistas y aliados.

9. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

Cei solicitará autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley.

La autorización podrá constar en medios físicos, electrónicos, digitales, formularios, contratos, correos electrónicos, grabaciones, mensajes de datos, documentos de vinculación, formularios SARLAFT, formatos de autorización o cualquier otro medio que permita su posterior consulta.

Al momento de solicitar la autorización, Cei informará al titular:

9.1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.

9.2. El carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.

9.3. Los derechos que le asisten como titular.

9.4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

9.5. La forma de acceder a la presente Política.

Cei conservará prueba de las autorizaciones otorgadas por los titulares, en medios físicos o digitales, de acuerdo con sus procedimientos internos y las obligaciones legales aplicables.

10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente cuando:

10.1. El titular haya otorgado su autorización previa y explícita, salvo en los casos en que por ley no sea requerida.

10.2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interes vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

10.3. El tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por una entidad sin ánimo de lucro, en los casos permitidos por la ley.

10.4. El tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

10.5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.

10.6. El tratamiento resulte necesario para la adecuada cotización, intermediación, expedición, administración, renovación o reclamación de productos de seguros, de conformidad con la autorización otorgada por el titular.

Cei informará al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. No obstante, en ciertos casos, la ausencia de autorización o el no suministro de dicha información puede impedir el trámite de cotización, emisión, renovación, administración o reclamación de un seguro.

Cei adoptará medidas reforzadas de confidencialidad y seguridad respecto de los datos sensibles que llegare a tratar.

11.TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Cei no recolectará ni tratará datos personales de niños, niñas y adolescentes salvo cuando ello sea necesario para la cotización, expedición, administración o reclamación de productos de seguros, beneficios, pólizas familiares, seguros de salud, vida, accidentes, medicina prepagada u otros productos similares.

En estos casos, el tratamiento se realizará respetando el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, sus derechos fundamentales y previa autorización de sus padres, representantes legales o acudientes, cuando corresponda.

12.DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de datos personales tendrán derecho a:

12.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Cei.

12.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea exigible.

12.3. Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

12.4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales.

12.5. Revocar la autorización no solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

12.6. Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos previstos en la ley.

12.7. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.

12.8. Solicitar la corrección, actualización, supresión o limitación del uso de sus datos personales, cuando resulte procedente.

La revocatoria de la autorización o supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o cuando Cei deba conservar la información para cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, regulatorias, administrativas o para la defensa de sus derechos.

13.DEBERES DE CEI COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Cei, en calidad de responsable del tratamiento, cumplira los siguientes deberes:

13.1. Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 13.2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular. 13.3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.

13.4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad razonables. 13.5. Actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando sea procedente. 13.6. Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.

13.7. Informar a los encargados del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.

13.8. Abstenerse de circular información controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

13.9. Permitir el acceso a la información únicamente a personas autorizadas. 13.10. Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

14.TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Cei podrá compartir, transmitir o transferir datos personales a terceros, dentro del territorio colombiano, cuando ello sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política.

En particular, podrá compartir información con:

14.1. Compañías aseguradoras.

14.2. Sociedades de capitalización.

14.3. Entidades de medicina prepagada.

14.4. Proveedores de servicios tecnológicos.

14.5. Proveedores contables, jurídicos, administrativos o de archivo.

14.6. Aliados comerciales relacionados con la actividad aseguradora. 14.7. Autoridades judiciales, administrativas, regulatorias o de control.

h. Entidades financieras, tributarias, laborales o de seguridad social, cuando corresponda.

14.8. Proveedores de servicios en seguridad y salud en el trabajo, cuando aplique.

14.9. Encargados del tratamiento que presten servicios a Cei.

Cei no realiza actualmente transferencias internacionales de datos personales. No obstante, en caso de que en el futuro utilice plataformas tecnológicas, servicios en la nube, servidores, proveedores o herramientas ubicadas fuera de Colombia, o que impliquen almacenamiento, acceso o tratamiento de datos personales desde el exterior, adoptará las medidas contractuales y legales necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa colombiana en materia de protección de datos personales, así como la actualización de la presente política.

15.CANALES DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Cei podrá recolectar datos personales a través de los siguientes canales:

15.1. Formularios físicos o digitales.

15.2. Formularios SARLAFT exigidos por compañías aseguradoras.

15.3. Contratos, pólizas, anexos, endosos y documentos relacionados con productos de seguros.

15.4. Correos electrónicos.

15.5. Mensajes de WhatsApp u otros canales de mensajería.

15.6. Llamadas telefónicas.

15.7. Reuniones presenciales o virtuales.

15.8. Documentos enviados por clientes, aseguradoras, proveedores o terceros autorizados.

15.9. Bases de datos internas protegidas con contraseña.

15.10. Página web, redes sociales o campañas comerciales, en caso de que sean implementadas.

16.MEDIDAS DE SEGURIDAD

Cei adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento.

Entre dichas medidas se encuentran:

16.1. Acceso restringido a bases de datos.

16.2. Uso de contraseñas.

16.3. Custodia de archivos físicos en lugares seguros.

16.4. Limitación de acceso a personal autorizado.

16.5. Deber de confidencialidad de empleados, contratistas y terceros. 16.6. Copias de seguridad cuando sea procedente.

16.7. Protección de equipos, correos electrónicos y archivos digitales.

16.8. Revisión periódica de las bases de datos.

16.9. Eliminación segura de información cuando ya no sea necesaria, salvo obligación legal o contractual de conservación.

16.10. Adopción progresiva de mejores prácticas de seguridad de la información de acuerdo con el tamaño, naturaleza, recursos y riesgos de la Compañía.

Los datos sensibles serán tratados con especial reserva únicamente por las personas autorizadas que requieran acceder a ellos para el cumplimiento de las finalidades autorizadas.

17.PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Cei.

La solicitud deberá enviarse al correo electrónico administracion@consultoresei.com o al canal que Cei disponga para tal efecto, indicando como mínimo:

a. Nombre completo del titular.

b. Tipo y número de identificación.

c. Datos de contacto.

d. Descripción clara de la consulta.

e. Documentos que acrediten la identidad del titular o la calidad en que actúa, cuando sea necesario.

Cei atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

18.PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

El titular que considere que la información contenida en una base de datos de Cei debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento de los deberes legales, podrá presentar reclamo ante Cei.

El reclamo deberá contener:

a. Nombre completo del titular.

b. Tipo y número de identificación.

c. Datos de contacto.

d. Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.

e. Documentos que se pretendan hacer valer.

f. Petición concreta.

g. Acreditación de la identidad del titular o de la calidad en que actúa.

Si el reclamo resulta incompleto, Cei requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, Cei incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, Cei informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular sólo podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Cei..

19.SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada, siempre que no exista una obligación legal, contractual, contable, tributaria, regulatoria, administrativa o de conservación que impida acceder a dicha solicitud.

Cuando proceda la supresión, Cei eliminará los datos personales de sus bases de datos o limitará su uso, según corresponda.

Cuando no sea posible suprimir la información por existir un deber legal o contractual de conservación, Cei informará al titular las razones de la negativa y limitará el tratamiento a las finalidades estrictamente necesarias.

20.CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Cei conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, regulatorias, administrativas, laborales o para la defensa de sus derechos.

La información relacionada con clientes, pólizas, formularios SARLAFT, operaciones comerciales, contratos, soportes contables, documentos laborales y demás información relevante será conservada durante los términos exigidos por la ley o durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades autorizadas.

21.REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De acuerdo con la información financiera, Cei no supera los topes de activos establecidos por la normativa vigente para estar obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

No obstante, la ausencia de obligación de inscripción en el RNBD no exime a Cei del cumplimiento integral de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la presente Política y las demás normas aplicables en materia de protección de datos personales.

Cei revisará periódicamente si se generan cambios en sus activos, naturaleza jurídica, estructura empresarial o condiciones regulatorias que activen la obligación de inscripción en el RNBD.

22.AVISO DE PRIVACIDAD

Cuando no sea posible poner a disposición del titular la presente Política en su integridad al momento de la recolección de los datos, Cei podrá utilizar un aviso de privacidad mediante el cual informe al titular, como mínimo, la existencia de esta

Política, las finalidades del tratamiento, los derechos que le asisten y los canales para ejercerlos.

El aviso de privacidad podrá ser físico, electrónico, verbal, digital o constar en cualquier otro formato que permita su consulta.

23. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Cei podrá modificar la presente Política en cualquier momento. Las modificaciones sustanciales serán informadas oportunamente a los titulares a través de los canales que la Compañía considere adecuados, tales como correo electrónico, página web, comunicación física, aviso en oficinas, mensaje de datos o cualquier otro medio idóneo.

Cuando el cambio implique una modificación sustancial de las finalidades del tratamiento, Cei solicitará una nueva autorización cuando ello resulte legalmente necesario.

24. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del día 26 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras Cei desarrolle su objeto social y realice tratamiento de datos personales.

Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, regulatorias o administrativas aplicables.

25. APROBACIÓN

La presente Política fue aprobada por CONSULTORES EMPRESARIALES INTEGRALES LTDA. el día 26 de agosto de 2026.

CONSULTORES EMPRESARIALES INTEGRALES LTDA.

NIT 900.343.299-1